Em 20 de junho de 2023, foi publicada, sob a RPR nº 448, a Política de Gestão de Documentos (PGD) da CBTU. A PGD tem por objetivo estabelecer diretrizes, princípios, competências e responsabilidades que visam garantir a produção, gerenciamento eficiente, manutenção e preservação de documentos, independentemente do suporte, pelo tempo em que se fizerem necessários; propiciando ações uniformes e conjuntas das áreas de documentação, direcionando com isso para uma eficaz governança arquivística.
“A especial proteção aos documentos arquivísticos revela-se significativa, pois além de serem de interesse público e social, são fundamentais para o desenvolvimento das atividades administrativas e operacionais da Companhia como um todo, bem como se apresenta como uma prerrogativa de transparência sobre todas as atividades promovidas pela Administração Pública Federal”, afirma a coordenadora técnica de Gestão da Informação (CEGEI), Mayara Luna.
A PGD foi pensada e construída a partir das perspectivas vivenciadas pelos arquivistas da empresa em face da necessidade de possibilitar um direcionamento assertivo aos questionamentos e situações cotidianas com as quais os setores se deparavam no desenvolvimento de atividades junto aos seus respectivos acervos documentais; alinhado ao que a legislação, especificamente as Leis nº 8.159/1991 e nº 12.527/2011, preconizam acerca da Gestão de Documentos na Administração Pública Federal.
A coordenadora esclarece que a adoção da política proporcionará um melhor alinhamento e padronização da gestão de documentos, englobando principalmente atividades de avaliação. Isto possibilitará a realização de análise de documentos, que trará como resultado o descarte dos que são desprovidos de valor histórico e social, ao mesmo tempo em que será possível filtrar, elencar e dar acessibilidade aos que possuem um relevante teor informacional para a sociedade.
O texto da PGD encontra-se publicado também na Intranet e pode ser acessado através da aba Normas e Manuais, sob o campo das publicações concernentes à Governança, Riscos e Controles.
Quaisquer dúvidas acerca da implementação das orientações presentes na PGD, deve-se entrar em contato com o arquivista da respectiva Superintendência ou com a CEGEI, através do e-mail cegei@cbtu.gov.br ou telefone (061) 2107-8338.